Write a handover document
Starts from what only you know, and never puts credentials in the file.
| Category | Job search › Leaving a job |
|---|---|
| Tags | DraftingReformattingChecklist |
Write a handover document. ***Assume the reader has none of my context.*** 1. **What I am responsible for** — ***as a list of things that happen, not as a job title.*** **Include the recurring ones people forget: monthly, quarterly, annual** 2. **Per item:** what it is / when it happens / **what breaks if it does not** / who else is involved 3. ***What only I know*** — **the workarounds, the person to call, the thing that is not written anywhere.** *This is the entire value of the document* 4. **Where things are** — files, accounts, credentials **(say where, never what)**, physical items 5. **In flight right now** — ***what state each thing is in and what the next step is.*** **Include anything waiting on someone else** 6. **People** — who to go to for what, **and who has to be told I am leaving and in what order** 7. **What to expect soon** — a deadline, a renewal, a recurring problem **Also:** - ***What I would warn my successor about.*** **Honestly, but about the work, not about people** - **What is undone**, said plainly. **A handover that hides a gap gets found out within a month and the blame lands on me** - **What to ask me while I am still here** — ***with a deadline*** ⚠️ ***Never write passwords, keys, or account credentials into this document.*** Say where they are held and who transfers them. ***Use only what I told you — do not invent a process.*** ⚠️ ***Use only what I gave you. Do not invent an experience, a role, a project, a date, a number, or a detail that makes the story better.*** **Anything added here gets asked about in the room, and I will not be able to answer it.** Where the material is too thin, **say what is missing and ask.**
After pasting, fill in the fields at the bottom (What I do · What is in progress)
What this prompt does
A handover is worth something only for the undocumented parts — the workaround, the person to call. This captures those plus the quarterly and annual tasks everyone forgets, and hides no gaps.
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We gave three models the same input and copied their answers unedited. Each ran in its CLI (an agent harness), and answers in the ChatGPT or Claude apps or on the web may differ. Outputs are in Korean.
What I do: 매출 리포트 작성(주간), 부가세 신고 자료 취합(분기), 거래처 세금계산서 발행 및 정산(월간), 신규 협력업체 온보딩 서류 검토 What is in progress: 11월 협력업체 계약 갱신 3건이 법무팀 검토 대기 중, 3분기 부가세 신고 자료는 절반만 정리된 상태, 신규 ERP 도입 TF에 참여 중이고 다음 주 킥오프 미팅 예정
인수인계 문서
1. 내가 맡은 일
주간 매출 리포트 작성
- 하는 일: 매출 리포트를 작성한다.
- 주기: 매주.
- 하지 않으면: 매출 현황 파악과 관련 의사결정에 필요한 리포트가 누락된다.
- 함께 일하는 사람: 구체적인 담당자는 확인되지 않았다.
분기별 부가세 신고 자료 취합
- 하는 일: 부가세 신고에 필요한 자료를 취합한다.
- 주기: 분기.
- 하지 않으면: 부가세 신고 자료가 완성되지 않는다.
- 함께 일하는 사람: 구체적인 담당자는 확인되지 않았다.
- 현재 상태: 3분기 자료의 절반만 정리되어 있다.
월간 거래처 세금계산서 발행 및 정산
- 하는 일: 거래처 세금계산서를 발행하고 정산한다.
- 주기: 매월.
- 하지 않으면: 세금계산서 발행과 거래처 정산이 지연되거나 누락된다.
- 함께 일하는 사람: 거래처 및 관련 담당자는 확인되지 않았다.
신규 협력업체 온보딩 서류 검토
- 하는 일: 신규 협력업체의 온보딩 서류를 검토한다.
- 주기: 신규 협력업체가 생길 때.
- 하지 않으면: 협력업체 온보딩이 지연될 수 있다.
- 함께 일하는 사람: 신규 협력업체 및 관련 담당자는 확인되지 않았다.
2. 내가 아는 업무상 workaround와 비공식 지식
현재 제공된 내용만으로는 다음 사항이 기록되어 있지 않다.
- 각 업무를 처리하는 구체적인 순서
- 사용하는 파일과 양식
- 자료가 누락되었을 때의 처리 방법
- 마감일과 내부 제출 기한
- 예외적으로 확인해야 하는 거래처나 협력업체
- 문제가 생겼을 때 연락할 사람
- 문서화되지 않은 workaround
- 업무별 검토·승인 방식
이 부분은 인수인계 전에 반드시 추가로 확인해야 한다.
3. 자료와 계정이 있는 곳
현재 제공된 정보만으로는 파일, 계정, 자격 증명, 물리적 자료의 위치를 알 수 없다.
- 파일: 위치 미확인
- 계정: 위치 미확인
- 자격 증명: 문서에 기재하지 않으며, 보관 위치와 이전 담당자를 확인해야 한다.
- 물리적 자료: 위치 미확인
4. 현재 진행 중인 일
11월 협력업체 계약 갱신 3건
- 현재 상태: 법무팀 검토 대기 중.
- 다음 단계: 법무팀 검토 결과를 확인하고 이후 갱신 절차를 진행한다.
- 기다리는 사람: 법무팀.
- 추가로 확인할 사항: 검토 요청일, 법무팀 회신 예정일, 회신 후 처리 담당자.
3분기 부가세 신고 자료
- 현재 상태: 절반만 정리되어 있다.
- 다음 단계: 남은 자료를 정리하고 신고 자료를 완성한다.
- 기다리는 사람: 현재 제공된 정보만으로는 특정할 수 없다.
- 추가로 확인할 사항: 신고 마감일, 미정리 자료 목록, 자료를 받아야 하는 담당자.
신규 ERP 도입 TF
- 현재 상태: TF 참여 중.
- 다음 단계: 다음 주 킥오프 미팅 참석.
- 기다리는 사람: 킥오프 미팅 참석자 또는 TF 관계자.
- 추가로 확인할 사항: 킥오프 일정과 장소, 맡은 역할, 회의 후 담당할 업무.
5. 사람별 문의처
현재 제공된 정보로 확인되는 조직 또는 상대방은 다음과 같다.
- 법무팀: 11월 협력업체 계약 갱신 검토
- 협력업체: 계약 갱신 및 온보딩 관련 업무
- 거래처: 세금계산서 발행 및 정산
구체적으로 누구에게 어떤 사안을 문의해야 하는지는 제공되지 않았다.
퇴사 사실을 알려야 하는 사람과 순서는 정해지지 않았다. 이 정보가 없으면 인수인계 문서를 완성할 수 없다.
6. 곧 예상되는 일
- 다음 주: 신규 ERP 도입 TF 킥오프 미팅
- 11월: 협력업체 계약 갱신 3건 관련 업무
- 다음 분기 신고 일정: 구체적인 날짜 미확인
- 매주: 매출 리포트 작성
- 매월: 거래처 세금계산서 발행 및 정산
7. 후임자에게 경고하고 싶은 점
- 3분기 부가세 신고 자료는 아직 절반만 정리되어 있으므로, 다른 업무보다 먼저 남은 자료와 신고 일정을 확인해야 한다.
- 11월 협력업체 계약 갱신 3건은 법무팀 검토가 끝나지 않았다. 검토 대기 상태를 계속 확인해야 한다.
- 신규 ERP 도입 TF는 다음 주 킥오프 이후 역할과 후속 업무가 정해질 수 있다.
8. 아직 안 된 일
- 3분기 부가세 신고 자료의 절반이 아직 정리되지 않았다.
- 11월 협력업체 계약 갱신 3건이 법무팀 검토 대기 중이다.
- 신규 ERP 도입 TF의 킥오프 미팅이 아직 진행되지 않았다.
- 파일·계정·자격 증명·물리 자료의 위치가 이 문서에 정리되지 않았다.
- 업무별 담당자, 마감일, 처리 순서, 예외 상황, 연락처가 정리되지 않았다.
- 퇴사 사실을 전달할 사람과 전달 순서가 정해지지 않았다.
9. 내가 있는 동안 물어봐야 할 것
퇴사 전 다음 사항을 확인해야 한다. 구체적인 확인 기한은 아직 정해지지 않았으므로, 퇴사일 또는 인수인계 종료일 전에 질문해야 한다.
- 각 업무의 실제 처리 순서와 마감일은 무엇인가?
- 각 업무에 사용하는 파일과 양식은 어디에 있는가?
- 자격 증명은 어디에 보관되어 있으며 누가 이전하는가?
- 3분기 부가세 신고 자료 중 남은 절반은 무엇이며, 누구에게 받아야 하는가?
- 11월 계약 갱신 3건의 법무팀 검토 요청일과 회신 예정일은 언제인가?
- ERP 킥오프 미팅 일정, 참석자, 내 역할은 무엇인가?
- 업무별로 문제가 생겼을 때 연락할 사람은 누구인가?
- 퇴사 사실을 누구에게 어떤 순서로 알려야 하는가?
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